2、重要的大型会议要在证件上贴上本人的相片，并加盖印章。姓名卡片可设计为红、蓝、白、黄四种不同的颜色。
3、在会议的接待区向与会人员发放，并在主席台等必要的地方放置台签式姓名卡片。
五、预订内部会议室的基本方法
1、预订会议室要打出一定的提前量，在确定准确的会期之后，应尽早预订，以免临时被动。
2、正式预订会议室之后，在使用的前一天，一定要再次落实，以免与其他会议发生冲突。
3、预订和调配会议室应尽量使场地的大小、格局、设备的配备与会议的人数、性质和类型相匹配。
4、调配安排会议室时要留有足够的自由使用空间，会议之间的间隔不要太紧，使人们安心开会，不致出现会议还未结束就被人请走的麻烦事。
5、负责会议室安排和协调的秘书，事先要查看会议议程，了解会议的主持者和演讲者是否需要音像辅助设备，秘书要了解各种设备的功能，并事先将各种设备调整到最佳状态。
第二节会议的善后工作
一、小型内部会议文件清退的方法
1、由会议主持人在宣布会议结束的同时，请与会者将文件放在桌上，由秘书人员统一收集。
2、由秘书人员在会议室门口收集。
3、由秘书人员在单独向个别已领取文件而未到会的人员收集。
第三节商务活动
一、收集对方的相关资料
秘书人员应在会见与会谈之前，通过各种渠道了解：
1、对方求见目的。
2、对方的求见对象。
3、对方相关社会背景，如习俗、禁忌、礼仪特征等。
4、对方参加会见（会谈）的人数、姓名、职务等。
5、主要求见人（对方主谈人）的详细资料等。
二、通知主方参加会见与会谈的人员
1、通知主方接见人
2、通知主方陪同人员
3、通知主谈人
4、通知其他会谈人员
三、相关知识
1、会见
会见，国际上一般称接见或拜会，凡身份较高的人士会见身份较低者，或是主人会见客人，一般都称为会见。
就会见的内容而言，有礼节性的、政治性的、私人事务性的会见。
2、会谈
商务会谈指洽谈业务，即就具体业务进行谈判、会商。会谈的内容较为正式，专业性较强。
四、开放参观的项目
1、组织的展览室；
2、生产设备和工艺流程；
3、厂区环境；
4、员工的教育与培训设施； www.t6t5.com
5、组织的服务、娱乐、福利、卫生等设施。
五、开放参观活动的操作流程。
六、秘书在开放参观活动中的职责
秘书此时的主要职责就是做好准备与接待工作
1、准备内容；
2、为来宾准备休息服务处；
3、准备介绍材料；
4、准备特殊的参观用品，如卫生服务、安全帽等；
5、准备茶水饮料；
6、准备赠送的礼品和纪念品。
可组成接待班子，具体负责开放参观事宜。工作中要做到：
1、来宾到达后热情引导接待；
2、放映视听资料时认真解说；
3、参观过程中为来宾做向导；
4、做好招待来宾的餐饮服务；
5、耐心解答来宾提出的各种问题；
6、做好欢送工作。
第四节商务旅行
一、正确选择旅行社
要想充分利用旅行社为公司服务，就一定要正确地选择旅行社。
选择的主要因素：
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