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秘书技能期末复习指导 第二部分工作要求

[10-11 00:44:57]   来源:http://www.t6t5.com  工作总结范文   阅读:8145
概要: 四、礼貌送客 (1)主动为客人取衣帽等物,并扫视一下桌面,看是否有东西被遗忘; (2)为客人开门; (3)送客人到电梯时,要为客人按电梯按钮,在电梯门关上前道别,如送到大门口,要一直等到客人所乘坐的汽车开出视野后再转身回去; (4)和上司一起送客时,要比上司稍后一步; (5)马上整理好会客室,以便迎接下一位客人。 第三节沟通 一、克服有效倾听中的障碍 通常在听的时候无法专心的原因有: 1、语意不清;2、预期反应;3、分散注意力;4、预先下结论;5、某些字眼引起反应;6、相逃避困难的工作;7、只听取自己想要的内容;8、只重形式而不重内
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   四、礼貌送客
   (1)主动为客人取衣帽等物,并扫视一下桌面,看是否有东西被遗忘;
   (2)为客人开门;
   (3)送客人到电梯时,要为客人按电梯按钮,在电梯门关上前道别,如送到大门口,要一直等到客人所乘坐的汽车开出视野后再转身回去;
   (4)和上司一起送客时,要比上司稍后一步;
   (5)马上整理好会客室,以便迎接下一位客人。
   第三节沟通
   一、克服有效倾听中的障碍
   通常在听的时候无法专心的原因有:
   1、语意不清;2、预期反应;3、分散注意力;4、预先下结论;5、某些字眼引起反应;6、相逃避困难的工作;7、只听取自己想要的内容;8、只重形式而不重内容;9、想送另外的问题;10、过分依赖笔记。
   二、获得良好的倾听效果,听之前的准备工作
   1、约束自我,倾听本身是一种劳心劳力的事,一般人者倾向于随意、懒散,所以倾听前要对自己有所约束。
   2、做好心理准备,提醒自己一定要专心,并清除头脑中的杂念。
   3、让身体做好倾听的准备,不要一副无精打采的样子。
   4、调整情绪,提醒自己要评判信息而不要想送去批评人。
   5、准备好笔和纸或本子,以便做笔记。
   三、如何自信地提出要求
   1、提出要求时要有清楚的目标并留有余地:要求你所需要的东西;要求本来属于你的东西;希望对方提供具体帮助;希望对方考虑你的请求。
   2、提问要简洁,中心内容要突出,要使对方在最短时间内了解你的意图;兜圈子实际上是对于自己的要求内容不够自信而寻找理由。
   3、用果断和坚决的手势语协助表达要求的坚定性。
   四、如何礼貌地拒绝要求
   1、礼貌拒绝要求采用委婉的语言和巧妙的方式向对方说“不”。
   2、礼貌拒绝的前提是避免自责、担心和愧疚感。
   3、清楚的表达拒绝信号不一定使用生硬的语言。
   4、礼貌拒绝的技巧:避免使用借口——借口使人感到还有余地可以讨价还价;留出时间延期答复——使人感到是深思熟虑后的拒绝;提出替代方案——满足对方的补偿心理;说明原因获得理解——使之自动放弃要求。
   五、提问的禁忌。
   六、与客户沟通的技能
   1、致意
   (1)微笑致意;(2)起立致意;(3)举手致意;(4)点头致意;(5)欠身致意;(6)脱帽致意。
   七、了解客户需要的方式
   访谈:接待客户时直接询问了解;电话访问;客户座谈;走访客户。
   发放调查问卷:制作针对不同客户的问卷,尽量使客户易于在最短时间内完成;直接表达最迫切的要求;了解客户对公司的期望、建议等。
   客户资料查询:登记在册客户资料查询;为登记客户相关资料检索查询;网上搜索查询等。
   认真倾听与反馈:有效的倾听在于听的全面,理解的准确。
   八、沟通
   1、沟通是一种信息交换过程。使人们为了既定目标,用一定的符号,把信息、思想和情感在人与人之间进行传递的过程。
   2、有效沟通的7C原则。
   第二章办公室事务和管理
   第一节办公环境的维护和管理 www.t6t5.com
   一、为了维护好安全的工作环境,每一名秘书都要树立安全意识,做到:
   1、学法懂法,树立安全意识,维护公司的利益,保护自己合法的劳动权益。
   2、上岗前学习了解有在安全生产、劳动保护的规定和本组织的规章制度,并自觉地遵守执行。
   3、主动识别工作场所存在的隐患,并在职权范围内排除。
   4、发现工作场所存在的隐患,并在职权范围内排除。

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