二、组建会议筹备机构
会务组：负责会务组织、会场布置、会议接待签到等会议铁组织、协调工作。
秘书组：负责拟写会议方案，准备各种会议文件和资料，做好会议记录，编写会议纪要、简报等工作。
接待组；负责生活服务、交通疏导、医疗服务等工作。
宣传组；负责会议的录音录像、娱乐活动、照相服务和对外宣传报道。
财务组；负责会议经费的统筹使用和收费、付账工作。
保卫组；负责防火、防盗、人身安全和财务安全、保密工作。
三、会议的经费预案主要包括的内容。
四、远程电信会议和电视会议的优点。
第二节会议协调
一、引导会议进程的方法
会议召开之前，须认真研读有关文件材料，了解议题和议程，了解与会者的构成情况及基本意见倾向。
明确会议开始和结束的时间，准时开会和散会。
会议较长时，应建议安排短暂的休息并掌握好时机，不要安排在发言高潮或是某一问题的讨论尚未结束时。
在参与组织讨论时，应建议规定讨论与不讨论的界限，给每位与会者以平等的发言机会和权利。
当时机成熟时，应建议适时终止讨论或辩论。
多议题会议的议题安排次序应科学合理，一般情况下，需要大家开动脑筋，集中献计献策的议题应建议放在会议前半部分进行。
二、引导会议决议形成的技巧。
第三节会议的善后工作
一、会议工作总结要根据岗位责任制和工作任务书的内容，逐条对照检查。总结工作的目的是：
1、检查会议目标的实现情况；2、检查各个小组的分工执行情况；3、将员工自我总结和集体总结相结合；4、以总结经验、激励下属、提高工作水平为目的。
二、决定会议效果的主要因素：
1、是否具有召开会议的必要；2、会议准备是否充分；3、议程是否科学合理；4、主持人的能力水平；5、是否严格控制了会议人数；6、与人数是否达到了有效交流信息并形成有效决议的最低限度；7、与会者的能力和态度；8、使用、维护会议设备的技术水平；9、环境卫生情况；10、决议是否得到有效实施。
第四节商务活动
一、签字仪式的准备。
二、开业典礼的程序
开业典礼的程序一般包括：1、迎宾；2、典礼开始；3、致贺词；4、致答词；5、揭幕；6、参观；7、迎接首批顾客。
三、信息发布会应准备四方面材料。
第五节商务旅行
一、为了制定大型团队活动的计划，秘书必须明确：1、出访的内容和重点；2、邀请者；3、参加出访的人员、数量；4、希望邀请单位做哪些准备工作等。
二、秘书要为上司准备好大型团队旅行的相关文件资料：
队员名册；
队员房间分配表；
旅游手册； www.t6t5.com
通讯录等；
如果是出国旅行还应提醒队员带好护照、签证、黄皮书、身份证、机票等。
第五章信息与档案
第一节信息管理
一、信息开发的主要形式；
1、剪报
2、索引
3、目录编制
4、文摘
（1）文摘的类型：指示性文摘、报道性文摘。
（2）文摘的特点：篇幅短小；主要内容语义上相同；
对信息进行准确简化；
不加评论和补充解释。
（3）编写文摘的步骤。
二、信息编写：编写信息要做到主题鲜明、角度新颖、言语精炼、结构严谨、标题确切、内容客观。
三、信息开发的方法。
四、信息利用服务的途径
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